Mejora del proceso de compras en una institución educativa universitaria para disminuir los pedidos no atendidos 2022

Abstract

La institución en estudio cuenta con más de 20 años de vida institucional, atiende a una comunidad aproximada de 12 000 integrantes entre estudiantes, docentes, administrativos y mantenimiento. La investigación es de tipo aplicada, circunscrita en los pedidos no atendidos del proceso de compra, se planteó como objetivo general, mejorar el proceso de compras y como objetivos específicos, realizar el diagnóstico del proceso de compras, modelar la propuesta de mejora del proceso de compras, finalmente evaluar la factibilidad de la propuesta. Para el análisis se aplicaron los instrumentos como mapeo de procesos, entrevistas, encuestas, revisión de datos históricos, flujogramas etc. descubriendo que actualmente no se atiende un 20% del total de los pedidos generados, se identificó las causas utilizando el Diagrama de Ishikawa. Se propone la mejora del proceso de compras, implementando alertas en la trazabilidad del proceso, automatizar el proceso de compras, mejorar con los proveedores en base a SRM y aprobación de las órdenes de compra emitidas según el monto a comprar, en base a la herramienta BPM y realizar un modelamiento del proceso de mejora con el modelador Bizagi. Con el estudio se obtiene una mejora en la atención de los pedidos del 80% al 95%, disminución del lead time de los proveedores en 25%, implementar un formato estandarizado precisando las especificaciones técnicas de insumos mejorando en 50%, optimizar el uso de los artículos en almacén en 1.85% desechando los artículos obsoletos.

The institution under study has more than 20 years of academic service, it attends to a community of approximately 12,000 people including students, teachers, administration and maintenance. The research takes on an applied approach, circumscribed in the requests not attended from the purchasing process, the general objective was set. This included the improvement of the purchasing process and specific objectives such as realize diagnostics of the process, modulate the proposition for the improvement and evaluate the ease in which the plan can be implemented. For this analysis different instruments were applied such as process mapping, interviews, surveys, historic analysis, flowcharts, etc. The results showed that currently 20% of the requests generated are left unattended. Using Ishikawa’s Diagram, the causes were identified. It is proposed that the purchasing process should implement traceability alerts and automation. This proposal also included improving watt the suppliers based on the SRM, approval of the requests issued from the whole purchase based on the BPM tool and realize a model of the improved process with Bizagi simulator. With this study, the following advances can be reached. An improvement of 80 to 95% can be obtained for completion of packages, a 25% decrease in lead time of suppliers can be reached, implementing a standard format pin-pointing the specific input techniques improves the based package completion of 80-95% by 50%, and discarding obsolete articles optimizes the use of traje by 1.85%.